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Effizient und stressfrei arbeiten dank der Pomodoro-Technik

Wer seine Arbeit mit der Pomodoro-Technik richtig aufteilt, bleibt selbst in den stressigsten Job-Phasen entspannt.

Sie kennen das: Sie setzen sich an Ihren Schreibtisch, schalten den Rechner an und wollen starten, den Grundstein für ein wichtiges Projekt legen. Da kommt die Kollegin rein, erzählt von gestern Abend. Es fallen Sätze wie „Ach komm, lass schnell einen neuen Kaffee holen.“ und plötzlich ist schon die erste halbe Stunde um, aber noch nichts erledigt. Dann erstmal Mails bearbeiten – jetzt ruft der nervige Kunde an. In zehn Minuten ist eh Meeting, da braucht man jetzt nichts mehr anzufangen. Was will denn der Chef jetzt schon wieder? Wieso ist es plötzlich mittag? Wer sich jetzt nicht im Wellnesshotel im Allgäu neu sammeln kann, braucht dringend Hilfe.

Arbeitsalltag strukturieren mit der Pomodoro-Technik

Je vielfältiger Ihr Job ist, desto mehr einzelne Aufgaben haben Sie – jeder weitere Kollege, mit dem Sie sich absprechen müssen und jedes Projekt, das Sie betreuen, macht Ihre Arbeit spannender, aber schwieriger zu managen. Vor allem, weil der ständige Wechsel besonders stark dazu verleitet, sich abzulenken oder ablenken zu lassen. Vor allem in Bürojobs, in denen ohnehin ständig der Browser auf dem PC geöffnet ist. Dagegen helfen zunächst einige Entspannungs-Übungen für den Schreibtisch, aber Sie müssen noch mehr tun.

Irgendwann reicht es einfach nicht mehr, nur zu arbeiten: Sie brauchen eine Struktur und eine To-Do-Liste, die Sie durch den Tag führt und die Sie dabei nicht zu sehr einengt. Dafür gibt es unglaublich viele Systeme, die allesamt Ihre Produktivität steigern sollen. Eines der beliebtesten davon ist das Pomodoro-System. Es hat sich aufgrund seiner Einfachheit durchgesetzt: Sie brauchen dafür nur einen Stift, einen Zettel und eine Stoppuhr, eine Küchenuhr oder auch einfach nur Ihr Smartphone.

So funktioniert die Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik unterteilen Sie Ihren Tag in sogenannte Pomodori: Einheiten von 30 Minuten, die Ihnen helfen, Ihren Tag zu strukturieren. Ein Pomodoro besteht dabei stets aus 25 Minuten striktem Arbeiten und 5 Minuten Pause, in denen Sie rumsurfen, mit der Kollegin tratschen oder einfach kurz die Füße hochlegen. Um die Pomodori wirklich einzuhalten, brauchen Sie eine Uhr – entweder die Stopp-Uhr auf Ihrem Smartphone, einen Küchenwecker, oder eine Online-Wecker.

Damit das funktioniert, müssen Sie sich morgens einmal alles aufschreiben, was Sie im Laufe des Tages erledigen möchten: Eine ganz normale To-Do-Liste also, auf der Sie Ihre Aufgaben von oben nach unten priorisieren. Dann arbeiten Sie diese Dinge einfach der Reihe nach ab: Während der 25 Minuten Arbeitszeit kümmern Sie sich ausschließlich um die jeweils wichtigste Aufgabe, surfen nicht im Netz und weisen Kollegen freundlich ab, die gerade mit dem neuesten Tratsch um die Ecke kommen.

In den 5 Minuten Pause machen Sie das Gegenteil und arbeiten auf keinen Fall, machen vielleicht eine weitere kleine Yoga-Übung – so bekommen Sie den Kopf frei und starten deutlich fitter in die nächsten 25 Minuten. Alle vier Pomodori machen Sie eine längere Pause von 10 bis 15 Minuten, in der Sie unbedingt auch aufstehen sollten. Los, weg vom Schreibtisch! Vielleicht reicht die Zeit sogar für einen kleinen Spaziergang

Wie hilft mir die Pomodoro-Technik?

Die Grundidee der Technik ist eigentlich simpel: strikt arbeiten, viele Pausen machen. Wenn das so einfach ist, warum braucht man dann eine eigene Technik dafür? Die Antwort darauf ist genauso simpel: Weil die Pomodoro-Technik Struktur gibt. Sie zwingt Sie dazu, Ihre Aufgaben zu strukturieren und sie der Reihe nach abzuarbeiten. Der Erfinder der Technik – der italienische Unternehmer Francesco Cirillo – benutzte für die Messung seiner Pomodori eine Eieruhr in der Form einer Tomate und empfahl das auch später noch: das Aufziehen der Uhr und das mechanische Ticken verleihen der Zeiteinheit etwas offizielles, machen sie zum Ritual. Die Eieruhr von Cirillo hatte übrigens die Form einer Tomate, auf italienisch: Pomodoro. Daher der Name der Technik.

Die Pomodoro-Technik in der Praxis

Jetzt werden viele von Ihnen zurecht sagen: „Ich kann im Meeting doch keine Eieruhr stellen. Der Chef hält mich ja für blöd, wenn ich alle halbe Stunde Pause machen will.“ Und wann ein Kunde anruft weiß man auch nie – oder wie lange das Gespräch dann dauert. Klar, Sie können nicht alle Elemente Ihres Arbeitstages punktgenau planen. Aber viel mehr als Sie denken: Kaufen Sie sich ein „Bitte nicht stören!“-Schild, das Sie für tratschende Kollegen an die Tür hängen, rufen Sie den Kunden zurück, wenn Sie Zeit haben und beantworten Sie E-Mails, wenn auch gerade eine Pomodoro-Einheit dafür ansteht. Langfristig senkt das den Stress und verbessert damit Ihre "Gesundheit:"/gesundheit

Viele fühlen sich dabei erstmal unhöflich – tatsächlich ist es aber viel unhöflicher, Sie von der Arbeit abzuhalten. Dass sollten Sie so natürlich nicht sagen. Aber freundlich darauf hinzuweisen, dass man gerade beschäftigt ist, sich aber gerne später ausreichend Zeit für einen Kunden oder Kollegen nimmt – das ist absolut in Ordnung.

Ich kann meine Arbeit gar nicht in Pomodori einteilen

Ein häufiges Problem bei der Arbeit mit der Pomodoro-Technik: Wie soll man bitte seinen Job in 25-Minuten-Einheiten einteilen? Klar, lange Projektarbeiten oder Schriftsätze dauern mehrere Pomodori. Natürlich können Sie aber auch kürzere Arbeiten in einer Pomodoro aneinanderreihen. Wenn sich das organisatorisch nicht richtig anfühlt, teilen Sie Ihre Arbeiten am besten in Kategorien auf: „Kommunikation“ umfasst dann eben E-Mails und Telefonate und braucht 2 Pomodoro.

Aber was ist mit Arbeiten, die zum Beispiel exakt 30 Minuten dauern, zum Beispiel in der technischen Produktion? Lässt man da auf den letzten Metern den Griffel fallen? Nein - in solchen Fällen passen Sie die Pomodori einfach an. Dann dauert eine Pomodoro bei Ihnen eben 30 Minuten mit 6 Minuten Pause. Dass eine Standard-Pomodoro exakt 25 Minuten dauert, hat nämlich einen einzigen Grund: Die Eieruhr, die Francesco Cirillo bei der Erfindung der Technik benutzte, hielt genau diese Zeit – also dachte er nie wieder drüber nach und freute sich lieber über die neugewonnene Effizienz.

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